Ymer Berisha

Përshkrimi i Detyrave të Zyrës Komunale për Komunikim dhe Informim Zyra Komunale për Komunikim dhe Informim (ZKKI) – obligimet dhe përgjegjësit
Një segment shumë i rëndësishëm, për funksionimin normal dhe të efektshëm të institucioneve demokratike legjitime, të dala nga vota e lirë e popullit, padyshim janë Zyrat Komunale për Komunikim dhe Informim, të cilat fatkeqësisht, deri sot nuk janë konsoliduar dhe funksionalizuar  sa dhe si duhet, as në aspektin e pajisjes së tyre me mjete  konkrete komplete dhe as në aspektin e kompletimit të tyre me kuadër të nevojshëm profesional.

Me këtë përshkrim të rolit dhe përgjegjësive të ZKKI-ve dhe zyrtarëve që punojnë në to, Kolegjiumi i Zyrtarëve për Informim të komunave të Kosovës, ka për qëllim që të unifikojë në tërë vendin rolin dhe vendin e Zyrtarëve Komunal për Komunikim dhe Informim dhe përgjegjësitë e obligimet e zyrtarëve për informim. ZKKI-ja është një zyrë që formohet në të gjitha administratat e Kuvendit të Komunës, që për punën e saj i përgjigjet drejtpërsëdrejti kryetarit të Kuvendit të Komunës.

Formimi i ZKKI-ve bazohet në nevojën e domosdoshme dhe është detyrë parësore e saj që qytetarët e komunës të informohen rregullisht dhe në mënyrë efikase për punën e të gjitha organeve të pushtetit  lokal si dhe të  ndihmojë transparencën e këtyre organeve gjatë punës së tyre, por edhe që qytetarëve tu ofrojë edhe informata tjera për punën e institucioneve tjera që i menaxhon pushteti lokal, për ngjarjet dhe zhvillimet tjera që ndodhin në komunë apo që kanë të bëjnë me komunën.

ZKKI-ja do të ketë në të ardhmen edhe përgjegjësi të tjera siç janë: kontakti dhe komunikimi me publikun, përkatësisht qytetarët, pranimi i informacioneve të ndryshme nga ata dhe shpërndarja e tyre tek udhëheqësit apo zyrtarët komunal, apo botimi i tyre në publikimet e ndryshme (fletëpalosjet, broshura, buletinet, gazetat, revistat, Ueb-faqen e komunës), mjeteve të informimit publik etj.

Pjesë e obligimeve të ZKKI-së është edhe mbajtja e kontakteve të rregullta me përfaqësuesit e mjeteve të informimit publik, njoftimi i tyre për të gjitha takimet, ngjarjet, zhvillimet dhe manifestimet që mbahen në komunë, organizimi i konferencave të ndryshme për raste të ndryshme, në të cilat udhëheqja më e lartë e komunës, ajo e  administratës komunale, apo vetë zyrtarët për informim kanë për të  folur për të arritura apo  probleme të caktuara në komunë, ose kanë për të përçuar mesazhe me rëndësi për ngjarje ose procese të ndryshme në komunë, tek qytetarët. Po ashtu, ZKKI ka për obligim që të mbajë kontakte të përhershme dhe të rregullta edhe me përfaqësuesit e shoqërisë civile dhe komuniteteve të ndryshme (komuniteti i biznesit, i sportistëve etj).

Zyra Komunale për Komunikim dhe Informim (ZKKI), do të ketë përgjegjësi të shtuara në realizimin e Planit Komunal të Transparencës, andaj ajo është e obligueshme që t’i njoftojë mediat së paku dy javë më parë (dhe një ditë para mbajtjes) për të gjitha takimet publike me qytetarë, ndërkohë që njoftimet për takimet e Kuvendit të Komunës dhe të trupave e organeve tjera, do të bëjë në ditën kur distribuohet materiali për këto mbledhje. Po kështu ZKKI-ja është e obliguar që me kohë t’i njoftojë mediat për ditën dhe kohën e hapjes së ofertave të tenderëve, në mënyrë që të inkurajohen raportimet në media.

Për të krijuar kushte për të pasur transparencë sa më të madhe, ZKKI-ja duhet të sigurojë të gjitha materialet dhe dokumentacionin e nevojshëm për përfaqësuesit e mediave, për të gjitha takimet që i organizon dhe mbanë Kuvendi i Komunës, që të bëjë njoftimet e nevojshme në vendet e parapara në hapësirat e nevojshme dhe që këto t’i publikojë në UEB-faqen e komunës, me qëllim që të inkurajohet pjesëmarrja e qytetarëve dhe e mediave në to.

Përgjegjësi e ZKKI-së është edhe menaxhimi i UEB-faqes së komunës, që nënkupton azhurimin e përditshëm dhe efikas të saj, duke i edituar në të gjitha informatat e rëndësishme që ndodhin në komunë dhe në qytet.

Për të qenë ZKKI-ja efikase dhe e suksesshme, ajo duhet të jetë ngushtë e lidhur dhe bashkëpunuese me të gjitha shërbimet e administratës komunale dhe me shërbimet e institucioneve tjera të pushtetit lokal, çka nënkupton edhe këto shërbime duhet të jenë bashkëpunuese dhe kanë obligime  ndaj ZKKI-së.

Obligimet e shërbimeve dhe përgjegjësve të tyre janë që ZKKI-së t’i ofrojnë informata dhe materiale të ndryshme nga puna e tyre (informata ditore, javore mujore, raporte periodike etj), që janë për publikim dhe në interes të qytetarëve, sepse kjo është e vetmja zyrë përgjegjëse për komunikim me publikun dhe me media, si dhe ta njoftojnë paraprakisht për të gjitha takimet, mbledhjet apo tubimet e ndryshme që organizohen, me qëllim që përmes tyre të njoftojnë apo të bëjnë transparente punën e tyre.

Udhëheqja komunale ka për obligim që të krijojë kushte të domosdoshme për punë normale të ZKKI-së dhe zyrtarëve të saj, ashtu që të sigurojë kompjuterët e nevojshëm, teknologjinë tjetër pa të cilën nuk mund të punohet (telefon, lidhje interneti, fotokopje, skaner, printer, fotoaparat, diktafon, kamerë) si dhe hapësirë të nevojshme pune.

Për t’i kryer të gjitha këto punë dhe obligime ashtu si duhet, në ZKKI është e domosdoshme të punojnë më së paku dy zyrtarë në komunat e vogla dhe mbi tre në komunat e mëdha, që kanë të mbaruar fakultetin e ndonjë fushe shoqërore, që kanë prirje dhe përvojë në punët me publikun dhe informimin publik. Varësisht nga vëllimi i punëve, mund të punësohen edhe zyrtarë tjerë, ku njëri prej tyre do të jetë përgjegjës i ZKKI-së, ndërkohë që punët mund ti ndajnë apo t’i kryejnë sipas marrëveshjes.

Meqë kryerja me sukses e këtyre punëve dhe obligimeve kërkon përgjegjësi të lartë (madje edhe politike), njohuri të përgjithshme, profesionalizëm dhe është një punë kreative-intelektuale, edhe shpërblimi duhet të jetë adekuat dhe koeficienti nuk duhet të jetë asesi nën nivelin e koeficientit të Zyrtarit të Lartë Komunal.

Skema e Zyrave për Komunikim dhe Informim
Shef i Zyrës për komunikim dhe Informim
Zyrtarë i lartë për media
Zyrtarë për komunikim të brendshëm
Ueb –Master
Përkthyes

Shefi i Zyrës për Komunikim

Shefi i Zyrës për Komunikim në Komunë i raporton drejtpërdrejt kryetarit të Komunës

Detyrat e shefit të Zyrës për Komunikim në Komunë janë:
Kryen punën edhe të këshilltar profesional për çështje të komunikimit për kryetarin e komunës në mungesë të zëdhënësit  politik.
Merë pjesë në takimet e drejtpërdrejta të kryetarit të Komunës  brenda dhe jashtë Komunës.
Përcjellë mbledhjet e bordit të drejtorëve, komiteteve, kuvendit etj.
Koordinon ndërlidhjen me shtypin vendës dhe atë ndërkombëtar përkitazi me çështjet që kanë të bëjnë me veprimtarinë e kryetarit të komunës, drejtorëve të drejtorive dhe zyrtarëve tjerë komunal.
Koordinon zhvillimin dhe zbatimin e fushatave komunale për komunikim me publikun;
Ofron mesazhe të vazhdueshme dhe të koordinuara mirë, si dhe informata për politikat e zhvillimit të informacionit komunal.
Mbikëqyrë zbatimin e Strategjisë për Komunikim me qytetarë dhe administron Kodin e Mirësjelljes të Zyrtarëve për Komunikim për të mbajtur standarde të larta etike për zyrtarët për komunikim.